Automatisierung im Banken-Compliance-Umfeld? – Wir zeigen wie es mit Robotic Process Automation gelingt!
Immer mehr Unternehmen wollen Prozesse mit RPA-Technologie automatisieren, haben aber Sorge vor zu hohen Anfangsinvestitionen. PPI zeigt den Unterschied zwischen Attended und Unattended Robots und wie man durch die bedarfsgerechte Auswahl der RPA-Komponenten einen günstigen Einstieg und eine schrittweise Erweiterung in die Technologie meistert.
Gerade in der Finanzbranche mit vielen datenintensiven Prozessen ist ein möglichst effizienter Ablauf von Prozessen essentiell. Nicht immer bietet die eingesetzte Software die notwendigen Schnittstellen zwischen den verschiedenen Systemen, die untereinander Daten austauschen. Dies trifft insbesondere den Compliance-Bereich, der trotz stetig neuer regulatorischer Anforderungen nicht immer den erhöhten Aufwand einfach mit mehr Personal abfangen kann. Gerade in solchen Fällen bietet sich eine RPA-Lösung an, die den Mitarbeitern die manuellen Datentransfers abnimmt. Treiber für die Identifizierung RPA-geeigneter Prozesse sind hierbei unter anderem hoher Zeit-/Arbeitsaufwand sowie repetitive, regelbasierte Aufgaben, bei denen typischerweise mehr als ein System beteiligt ist.
Wie fängt man an?
Idealerweise wählt man erst einmal nur einen geeigneten Pilot-Prozess, der mittels RPA-Technologie automatisiert wird. Ganz am Anfang kann in der Regel einfach eine Trial-Version der RPA-Software verwendet werden, auf der je nach Komplexität des Prozesses bereits die erste Umsetzung erfolgen kann. Der Erwerb der ersten Lizenzen kann dann am Ende der Trial-Periode erfolgen. Verschiedene RPA-Anbieter bieten hierfür günstige Standalone-Lösungen an, für die nur eine Entwickler-Lizenz und ggf. noch ein Attended Robot zusätzlich erforderlich sind. Die meist deutlich teurere Server-Komponente zur Steuerung und Lastenverteilung auf mehrere Roboter entfällt in dieser Variante.
Was sind Attended und Unattended Robots und wann passt welcher Roboter?
Attended Robots verhalten sich weitgehend wie ein menschlicher Benutzer vor dem Bildschirm, d. h. die meisten Schritte (z. B. Maus- und Tastatureingaben) können am Bildschirm live beobachtet werden. Bei Bedarf greift der Mensch ein oder beobachtet im Fehlerfall, wie es dazu gekommen ist. Wichtig zu wissen ist, dass auf dem Rechner nicht gearbeitet werden kann, wenn ein RPA-Prozess läuft. Außerdem sind ggf. zusätzliche IT-Security-Maßnahmen (Verwaltung der durch den Prozess verwendeten User, Position des RPA-Rechners) zu ergreifen, um unbefugte Eingriffe durch Mitarbeiter zu verhindern.
Attended Robots sind vor allem für RPA-Prozesse geeignet, bei denen die Fehlerzahl (d. h. die Anzahl nicht vollständig korrekt abgearbeiteter Fälle) relativ hoch ist. Dies ist insbesondere bei neu umgesetzten RPA-Prozessen der Fall, die sich noch in der Burn-In-Phase befinden.
Demgegenüber laufen Unattended Robots meist auf virtuellen Servern, wodurch nicht permanent jeder Schritt durch den Menschen beobachtet werden kann. Diese eignen sich vor allem für Prozesse, die vollautomatisch im Hintergrund laufen sollen. Eine Bearbeitung der Daten durch einen menschlichen Benutzer soll nur in extremen Ausnahmesituationen (bei unerwarteten Fehlern oder bei bewusst ausgesteuerten Sonderfällen) erfolgen. Der Vorteil eines Unattended Robots ist insbesondere die flexible Steuerung. So kann die zentrale Server-Komponente die Last auf mehrere Unattended Robots je nach gewünschter Priorität der einzelnen RPA-Prozesse verteilen. Außerdem kann auch die Userverwaltung zentral erfolgen, so dass die benötigten User und Passwörter den einzelnen RPA-Prozessen während der Laufzeit übermittelt werden können.
Was ist nun eine geeignete Vorgehensweise? Gerade in Unternehmen, die noch keine Erfahrungen mit RPA gemacht haben, ist zunächst der Einsatz von Attended Robots empfehlenswert. Durch die relativ geringen Lizenzkosten können mit geringem Risiko erste Erfahrungen gesammelt und weitere Prozesse sukzessive automatisiert werden. Bei ausreichenden Fallzahlen und steigender Prozessstabilität kann dann auf eine größere Lösung (z. B. mehrere Unattended Robots, die zentral gesteuert werden) umgestiegen werden.
Weitere Infos: https://www.ppi.de/banken/compliance/regtech/
